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Digitalizzazione aziendale: l’uso della Posta Elettronica Certificata
La Posta Elettronica Certificata, meglio conosciuta con l’acronimo PEC, è un sistema di posta elettronica con valenza legale, considerata alla stregua di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Rappresenta uno strumento di business necessario per l’evoluzione digitale attualmente in crescita in ambito aziendale e presenta notevoli vantaggi che consentono di gestire al meglio le comunicazioni, riducendone i costi e accelerandone i tempi.
Si tratta di un servizio di posta elettronica standard che, fornendo al mittente una ricevuta valida come prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e di eventuali allegati, ne certifica la trasmissione al destinatario e offre una garanzia di carattere giuridico ad entrambi gli intermediari.
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Nello specifico, al mittente vengono fornite una ricevuta di accettazione ed una ricevuta di consegna, che attestano l’efficacia legale delle comunicazioni scambiate via PEC.
La traccia dell’invio ha lo stesso valore giuridico di una ricevuta e dimostra la validità della comunicazione, anche nel caso in cui il mittente smarrisca la ricevuta, possibile grazie alla traccia dell’invio che viene conservata per un periodo di tempo prestabilito.
Oltre alla garanzia legale è necessario sottolineare quali sono i vantaggi rispetto alla classica raccomandata A/R. La PEC garantisce la certificazione del messaggio trasmesso ed i protocolli di garanzia utilizzati evitano che gli eventuali documenti in allegato all’email possano essere modificati o compromessi.
La Posta Elettronica Certificata rappresenta, attualmente, una delle azioni principali della strategia digitale italiana e dal 2012, con il Decreto Legge 179 del 2012 la PEC, oltre ad essere obbligatoria, rappresenta lo strumento fondamentale di comunicazione tra imprese, professionisti e Amministrazioni Pubbliche.
Nonostante la sua facilità di utilizzo e l’alto grado di accessibilità, per le aziende e i privati che si apprestano a utilizzare la Posta Elettronica Certificata è necessario mettere in atto una corretta gestione della PEC. Considerando l’ingente quantità di dati con cui si ha a che fare, è importante poter gestire e conservare i messaggi adeguatamente, riuscendo così ovviare a possibili problemi organizzativi.
Nello specifico si tratta di servizi indispensabili per la gestione, l’organizzazione, l’archiviazione e la conservazione dei dati, tutti volti ad ottimizzare le prestazioni di questo nuovo servizio di digitalizzazione dei processi amministrativi.
Tutti i vantaggi associati all’uso della PEC
Nonostante abbia lo stesso valore legale, la PEC non deve essere confusa con la raccomandata A/R, ma è un vero e proprio messaggio di posta elettronica tradizionale.
Tuttavia, sono subito evidenti i vantaggi derivanti dall’uso di questo servizio innovativo.
Innanzitutto, la PEC può essere inviata tramite PC o dispositivi mobili; questo riduce i tempi necessari per l’interscambio di comunicazioni sicure tra due interlocutori, rendendo l’azione quasi istantanea. L’invio della PEC, inoltre, non necessita di particolari dotazioni, ma può essere utilizzata da chiunque, sia che si tratti di aziende, di privati o di Pubblica Amministrazione.
Un’altra peculiarità di questo servizio deriva dall’integrità garantita ai messaggi: le informazioni, infatti, viaggiano su canali del tutto protetti che ne assicurano la tracciabilità e che consentono di identificare l’identità sia de destinatario che del mittente, evitando fenomeni di spam o di phishing.
Un altro vantaggio è la garanzia di avvenuta consegna al provider dell’email; il mittente verrà informato anche nel caso in cui non sia possibile recapitare il messaggio al destinatario.
Come è già stato specificato, tutte le ricevute hanno valore legale e il DPR n.68 dell’11 febbraio 2005, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.97 del 28 aprile 2005 ne regola le modalità di utilizzo.
Una serie di altri vantaggi che differenziano la Poste Elettronica Certificata dalla tradizionale raccomandata A/R sono:
- l’economicità
- la semplicità
- la velocità
- la sicurezza
- la flessibilità
- la versatilità
- l’essere una scelta ecologica.
Organizzazione, archiviazione e conservazione della PEC
Nonostante la sua facilità di utilizzo – quasi al pari della tradizionale casella di posta elettronica – è importante far fronte a tutte le esigenze organizzative necessarie per un corretto utilizzo del servizio PEC.
Per ovviare alla possibilità che più utenti – che hanno accesso allo stesso client o al servizio web fornito dal provider – leggano la stessa email e incorrano in problemi di gestione delle risposte e dei documenti allegati è possibile avvalersi di un sistema come PEC MANAGER di Gruppo CM Trading che consentedi organizzare le caselle PEC in base alle modalità di lavoro dell’ azienda ed è compatibile con tutti i provider di caselle PECOgni casella può essere associata a più utenti, ma nel rispetto dei flussi organizzati propri dell’organigramma aziendale.
Un altro aspetto importante è l’impostazione del flusso di lavoro, al fine di rendere la gestione dei vari messaggi più scorrevole e veloce. È importante, pertanto, che il sistema possa assegnare in maniera autonoma la PEC in arrivo ad un o specifico utente che prenderà in carica l’intera pratica, evitando la sovrapposizione nella gestione del lavoro.
Ultima, ma non per questo meno importante, è la conservazione della PEC. Al fine di garantire autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità dei documenti che vengono scambiati. Per questo è importante rivolgersi a provider che dispongano di un sistema di archiviazione e conservazione di tutte le PEC per 10 anni.
