Negli ultimi due decenni la tecnologia ha enormemente cambiato le nostre abitudini, più di quanto non avesse fatto nelle epoche precedenti. Lo sviluppo dell’informatica, il world wide web, gli smartphone – giusto per citare le tecnologie con maggior impatto sulle nostre vite – hanno automatizzato e reso più veloci molti processi che prima presentavano un grado maggiore di complessità.
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Digitalizzazione dei documenti
Il settore della gestione dei documenti ne è un esempio lampante: un tempo l’archiviazione di questi avveniva esclusivamente per via cartacea, in seguito la digitalizzazione ha permesso di creare facilmente copie dell’originale, fino al completo ribaltamento della situazione, con i documenti informatici che sono diventati i file originali.
foto pixabay
Molte aziende ed enti pubblici si trovano ancora oggi nella situazione di dover gestire il passaggio dai vecchi documenti cartacei a quelli digitali. Come fare? Si può ricorrere a software e tecnologie informatiche avanzate, che permettono di ottenere documenti digitali di ottima qualità e facile consultazione. Un processo che non riguarda solo i documenti scritti, in quanto c’è la possibilità di trasformare immagini analogiche in immagini digitali.
Il tutto, attraverso un processo che, semplificando, prevede:
- Scannerizzazione;
- Controllo e perfezionamento del documento;
- Creazione del database;
- Verifica delle immagini;
- Creazione del file.
Per piccole e grandi aziende, i documenti rimangono una parte essenziale dell’organizzazione, e la capacità di usufruire al meglio delle informazioni a disposizione, ottimizzando tempi e costi, è fondamentale in un’ottica di massimizzazione dell’efficienza.
Fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è uno dei più significativi esempi del generale processo di digitalizzazione documentale. Consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori, evitando del tutto la documentazione cartacea.
A partire dal 1 luglio, secondo le importanti novità introdotte dalla Manovra finanziaria 2018, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria, gradualmente, per i privati e per tutte le fatture verso la PA. Entro il 1 gennaio 2019, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria sia nel settore pubblico sia nel settore provato.
Con la fatturazione elettronica, attraverso adeguati strumenti informatici, è possibile gestire tutto l’iter di fatturazione e seguire nei dettagli il processo regolato da precise norme. Per quanto concerne il contenuto della fattura elettronica sono necessari:
- Soggetto: ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, numero di partita IVA dell’emittente;
- Beni o servizi: tipologia, qualità quantità e natura;
- Base Imponibile;
- Aliquota o ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamenti espressi al centesimo di euro;
- Numero di partita IVA del cessionario del bene o committente il servizio.
La soluzione
Nonostante l’obbligatorietà, non tutte le aziende e gli enti hanno internamente le tecnologie e le competenze per gestire questo passaggio, dal cartaceo al digitale. Bucap offre il servizio di fatturazione elettronica in outsourcing: in questo modo, imprese, enti e professionisti potranno contare sulle competenze di un’azienda con anni di esperienza nel settore della conservazione dei documenti digitali.
